保育園の運営には、様々なひとが関わっています。
保育士、看護師、栄養士など、現場で働くスタッフはもちろん、
本部でもマネジメントや会計処理、人事、広報など、各方面からそれぞれのスタッフが
アルファコーポレーションを支えています。

今回はそんな縁の下の力持ちメンバーの中から、システム担当者をピックアップし、インタビューをしました!
この春から新しいシステムを導入した背景や、苦労したこと、
そして実際システムを使う側の園長のお話も伺いました。

新出退勤システムの導入!!~システム担当者の話~

ーシステム導入の背景を教えてください。

出退勤システムを導入した背景のひとつには、会社全体として業務効率や精度を高めたいという思いがありました。

それまで、毎月の各園のスタッフの勤務時間は、月末に園長が手計算していました。
紙の勤務表を確認し、スタッフごとに出退勤の時間を1分単位で積み上げ計算していくので、
計算ミスを招いたり、かなりの時間を要したりしていました。

そこで、出退勤のシステムの導入を考えました。

もちろん、園長の業務負担を減らす以外にもいろいろメリットはあります。

 ・園のスタッフがいつでも最新のシフト表をアプリを通じて確認できる
 ・人事・総務スタッフの業務負担軽減    
 ・シフト表を印刷していた紙の削減


園をはじめ会社全体がシステムを導入するとよい方向に進んでいくと予測ができたことが、
今回のプロジェクトの決め手でした。

ーシステム導入までの道のりはいかがでしたか?

スタッフの中には、パソコンが苦手な方もいらっしゃいます。
システムに苦手意識を持っている方の中には、
“今まで紙ベースで行っていた作業を、システムを通して行わなければならなくなる”
ということに抵抗を感じる方もいらっしゃったと思います。

不安はあったものの会社全体として考えたとき、
ここで思い切って新しいシステムを導入する方が、結果的には働くスタッフも便利になるはず!
腹を決め、導入に向けて奔走しました。
 
マニュアルをつくったり、さまざまな園に足を運んで使用方法の説明を行ったり…。

現場のスタッフが苦手だと思っている事にもチャレンジしてくださったからこそ、
今回システム導入ができたのだと思います。

導入から時間が経って、
『業務効率が上がった』
『マニュアルがわかりやすい』
などの声を聞くと、システム担当として頑張ってよかったなと思います。

ーこれから作っていきたいシステムはありますか?

会社が良くなるようなシステムをつくりたいですね。

でも、正直に言うと、なんでもかんでもシステムで問題解決をするのは違うと思っています。
園ごとに抱えている課題は違います。
それはシステムで解決すべき課題なのか、園内で工夫して対応する課題なのかを考えていかないといけません。

その課題がどの園も抱える悩みでシステムを導入することで改善するものなら、
新しいことにも積極的にチャレンジしていきたいと思っています。

システムはいろんなことができるからこそ、
園を含む会社全体として、よいと思えるシステムをつくっていくべきだと考えています。

また、園長をはじめスタッフが活用できるシステムづくりをしたいです。
例えば、出退勤システムは園長が園を運営していく上で、実績を振り返ることにも役立ちます。
先月と今月の残業時間を見比べることで
「今月は平均して数時間残業時間が多いけど、何に時間がかかったのだろう?」
と振り返るきっかけになり、原因を探ることもできます。

これからも保育士・看護師・栄養士の皆さんが快適に仕事ができるよう運用サポートし、
より活用できるシステム作りをこれからも心がけていきたいです!

新出退勤システムの導入!!~園長の話~

ーシステム導入時の正直な気持ちは?

システムを導入した当時は、「出退勤システム」に前向きではなく、
正直聞くだけで嫌だなぁと思っていました(笑)
昔から機械やパソコンがとても苦手だったので、人一倍抵抗がありましたね。
ですが、園長として園のためにも取り組もう!と思ったのを覚えています。

実際システムを使用しはじめたばかりの頃は、上手く使いこなすことができませんでした。
当園では子どもたちの一時預かりも行っているためスタッフの増減も流動的で、
それに合わせてシフトをタイムリーにパソコン上でつくるのに苦戦していました。
いきたい画面に、どのボタンを押したらいけるのかと悩んだり…。

今はスムーズにできるようになったので、慣れってあるのだなと思います。

今も悩んだらマニュアルを読みます。
このマニュアルがわかりやすくて助かっています。

ー実際システムを使用してみていかがでしたか?

はじめこそ苦手だったものの、慣れるといろんな効果があると思います。

まずは、月末に行うスタッフひとりひとりの勤務時間の計算は、自動計算してくれるので楽になりました。
計算間違いがないというということで、心の負担も減ります。
また、紙を無駄にしないのでエコなところもいいなと私は思っています。

時間やコストなど目に見える効果もありましたが、
なかなか見えない園の運営にも一役買っていると最近気づきました。

出退勤システムを導入してから、スタッフの時間に対する考え方が変わったと感じています。
リアルタイムで現時点での勤務時間が把握できるので、
勤務時間に制限のあるスタッフは、「あと何時間勤務できるか」を前より意識できています。

また、スタッフが残業をした時に何をしていたかをコメントに残しているのですが、
「この業務は本当に今日やるべきことか?」
を考えるようになったのかなと。

時間を効率よく使うきっかけになっていると感じますね。

後は、園長としても役に立っています。
今まではスタッフ全体の残業が多くても、
月末の勤務時間の集計日以外は肌感覚でしかありませんでした。

出退勤システムを導入してからは、気になった時に都度ハッキリした残業時間がわかります。
また、スタッフそれぞれの残業時間もわかります。
あのスタッフの残業時間が少し多いな、何か滞っている業務があるのかなと気に掛けることもできます。

私自身今もパソコンやシステムが苦手ですが、
メリットも多いと感じているので、これからもシステムとうまく付き合っていきたいと思っています!

より良い職場環境を目指して

アルファコーポレーションでは、園の業務最適化を図るため、順次システムの導入をはじめています。

“日々の業務で感じている課題は放置せず、一つのチームとなり皆で考え進んでいく”

そんな姿勢を大切にしている当社では、スタッフ皆が快適に働けるよう、
新しい制度やシステムも積極的に取り入れています。

各園の現場スタッフだけではなく、本部スタッフも含め、一つのチームとしてこれからも前進していきます!

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